[TIP] 청중 입장에서 PT 준비하기 : 나도 이제 PT 전문가

1. PT준비 : PT 관련 미팅 알림 메일 보내기
2. 발표 위치에 따른 적극성
3. 도구사용 여부에 따른 준비성
4. 읽는, 말하는 유형에 따른 PT전문성
5. 그밖에 목소리, 눈빛, 자세 등...

우리는 지시를 받아 PT를 준비하기 앞서 기획안이건 제안서이건 문서를 작성을 합니다. 
그래서 문서작성이 꽤 중요해 보이지만 그전에 가장 많은 시간을 할애 하는 것이 있습니다. 

바로, 이 PT 왜 하는가? / 지시한 사람의 의도는 무엇인가? / 누구에게 ? / 뭘 말하려고 하나? 를 정의하는 것 입니다. 
그래야 문서의 방향도 잡히고 내가 실수하지 않을 포인트도 보입니다. 그럼에도 불구하고 위에 나열한 것들을 챙길 여력이나 위치가 안되어 꾸역꾸역 해 나가야 한다면 다음의 내용을 잘 준비해보시기 바랍니다. 

1. PT준비 : PT 관련 미팅 알림 메일 보내기

이 PT에 관심을 갖고 있는 경영진, PT받을 사람들, 유관부서들을 정리하다보면 내가 어디까지 말해도 될지, 어떤 내용을 담아도 될지가 보일 것 입니다. 그래서 PT알림/ 준비메일을 보낼때 수신명단을 PT를 지시한 사람에게 확인 받는 것이 좋습니다. (그리고 잘 관찰해 보세요. 지시한 사람이 수신자 명단을 정리하는 기준이나 표현을...)
알림 메일을 받을 명단이 정해진다면 수신자가 이해하기 편한 용어와 사례를 준비할 수 있습니다. 그리고 단독적인 주제가 아니라면 어느 과제와 연관이 되었다는 것을 간파할 수 있습니다. 

그리고 '내가 언제 어디서 어떤 PT를 할 것이고 첨부된 파일은 관련자료이거나 PT자료이다. 참고하셔라 '
라고 PT알림 메일을 보내면 일단 절반은 완성된 PT입니다. 할당된 시간에 맞춰 자료와 PT를 했는데 엉뚱한 질문을 받거나 추가 PT나 별첨자료를 요구하는 경험을 해보셨을겁니다. 내용이 부실해서가 아니라 대부분.... 뭐하는지 몰라서 왔다가 생기는 질문들과 책임회피가 이유일 것 입니다. 

자료를 조사하고 내용을 간추리고 핵심내용을 전달하는 효율적인 방법을 찾았던 여러분들과 달리 그들은 이 내용이 처음입니다. 그들의 눈높이를 힘들게 준비한 여러분의 수준과 관심도까지 올려야 합니다. 

 

2. 발표 위치에 따른 적극성

소위 '짬' 좀 있다 하는 양반들은 아무데나 앉아서 그자리에서 그냥 발표하려고 합니다. 최악입니다. 자리에서 하는 경우는 장소가 협소하거나 프로젝터가 아닌 대형TV라서 PT발표자가 화면을 많이 가릴 경우만 앉아서 하는 것이 정석입니다. 

그럼 앞쪽 화면에서 좌/우 어디가 좋을까요? 최 상위 직책자와 마주보는 자리가 좋습니다. 1:1로 대화한다고 생각하시면 됩니다. 의사결정은 그분이 하시기 때문입니다. 

제 경우에는 부사장급 이상은 마주보는 자리에 고정하여 발표하고 상무급 이하는 약간 움직이면서 합니다. 또한, 유관부서들과 하는 회의에서는 동선을 크게 가져갑니다. 더 집중시킬 수 있고 동감 시키기 위해서 입니다.  물론 많이 해봤던 저 역시도 오랫만에 만나는 경영진 앞에서 목소리가 잠기고 손에 땀이 차기도 합니다. 그래서 숨기기 위해, 손동작을 크게 해서 몸에 긴장을 풉니다. 

레이저 포인터가 떨리는것 만큼 챙피하고 움추려지는 상황도 없을 것 입니다. 평소에 떨릳떄 빨리 벗어날 수 있는 나만의 방법을 찾길 바랍니다.  

 

3. 도구사용 여부에 따른 준비성

회의를 하거나 PT를 하면 각자 무엇을 들고 참석하는지 보게 됩니다. 
임원이 자기 노트북을 연결하는 상황에서 마우스패드도 잘 못 하면서 마우스를 지참하지 않아 매번 제가 가지러 간적이 있었습니다.  또, 갑자기 회의도중에 레이저 포인터를 찾는 사람도 있습니다. 제가 5분 대기조도 아닌데 말 입니다. 

늘 회의에 마우스와 포인터를 지참하고 다이어리 또는 패드를 챙겨갑니다. PC가 연결된 상태에서 메모를 할 수 없기 때문이며, PT도중에 텍스트 수정을 강하게 요청하는 사람들도 있습니다. 

레이저 포인터는 내가 발표할때 주로 사용하겠지만 이럴때도 쓰입니다. 시작전에 최상위 직책자에게 포인터를 건네며 지목하시고 싶은 부분이 있다면 바로 체크해주시면 부연설명드리겠다고 하면서 입니다. PT의 주인공으로 만들어 드리면 대부분 좋아하시거나 겸손해하시면서 '오늘은 듣기만 할게' 라고 하십니다. 

PT의 분위기와 주도권은 본인 스스로 참석자들과 밀당하실 수 있습니다. 

 

4. 읽는, 말하는 유형에 따른 PT전문성

최악의 PT가 무엇입니까? 라고 물으면 대부분 ㅂㄷㅂㄷ 떠는것 다음이 아마 줄줄 읽는게 너무 싫다고 하실 겁니다. 연차가 있어도 문서라는 것이 기획자들처럼 문서쟁이들만 한다고 생각하는 분들이 대부분 산문형태로 PT문서를 만들고 그대로 읽는 분들이 많습니다. 

위에서 말한 것 처럼... PT의 정의가 되어 있지 않기 때문에 키워드만 갖고 검색하여 작성하고 그대로 전달하는 것 입니다. 

제 경우에는 미리 PT자료를 공유하고 PT이후에 무엇을 논의하고 결정해야 하는지 메일로 보냅니다. 그리고 PT장표는 제 멘트의 순서에 따라 넘기는 것이고 참고할 도표를 보여주는 것이지 내용을 그대로 읽지 않습니다. 

청중입장에서는 '난 어떤 PT인지 알고 왔어, 내가 뭐 하면 돼? & 내가 전문가긴 한데 니들이 뭐하고 싶은데?' 를 깔고 듣는 것 입니다. 그런데 지식전달이나 이슈공유처럼 PT를 하면 정작 논의하고 결정할 내용이 사라지는 것 입니다. 

PT라는 행위만 중요한 것인지 PT로 인해 추진되어야 할 업무가 무엇인지를 확인하는 자리라는 것을 잘 구분하면 좋겠습니다. 

 

5. 그밖에 목소리, 눈빛, 자세 등...

저는 종종 PT자리에서 액션을 많이 취합니다. 또 눈을 부라리며 강하게 말하는 버릇도 있습니다. 
바른자세 정확한 발음이 중요하다고 하지만 20분~60분을 발표하다보면 침이 마르고 등에선 땀이 찹니다. 그래서 PT의 화자도 리프레쉬가 필요하지만 청중입장에서도 분기점이 필요합니다. 

PT내용의 분기점은 곧 PT의 목차입니다. 다음 목차로 넘어갈때 주위를 환기하고 내 긴장감을 떨어뜨리는 가벼운 농담이나 제스쳐는 PT의 집중력을 높일 수 있습니다. 

좋은 PT 하시길 바랍니다. 

감사합니다.