IT 보고서 작성 : 시작하기 (4~6)
지난글에서 말씀드린 것 처럼 IT 보고서를 작성하는 저에게는 몇가지 원칙이 있습니다. 그중 오늘은 4~6번 내용에 대해 설명드리는 시간을 갖겠습니다.
2023.08.23 - [【 M 】IT's Hell] - IT 보고서 작성 : 시작하기 (1~3)
1. 꾸준히 벤치마킹을 하자
2. 메모와 정리는 회사생활의 기본이다
3. 모든 정보에는 서로 관계가 있다
4. 소통의 기본은 경청이다
5. 적절한 질문은 최고의 보고서를 만든다
6. 목차는 보고서의 시작이자 성공요소이다
4. 소통의 기본은 경청이다
전 회의를 많이 주관하고 참여하는 직무를 갖고 있습니다. 온종일 회의하는 경우도 있고, 출근시간을 당겨 회의에 참석하는 경우도 허다합니다. 그리고 선후배분들과 상담하는 경우도 많습니다. 특히 이런 소통은 IT라는 분야에서 보고서 작성할 때 아주 중요한 요소라고 생각합니다.
소통을 하다 보면, 일방적으로 본인 말만 하고 전달하는 사람, 본인이 하고 싶은 말을 숨기는 사람, 다른 사람 입에서 나오게 유도하는 사람 등 많은 유형을 만나게 되고 시간을 소비한다 생각한 적이 있습니다만, 보고서 작성할 때 보고서를 지시한 상사와의 대화나 미팅의 흐름, 보고서를 공동작성하는 유관부서의 담당자의 성향을 알게 된다면 우리는 보고서를 작성할 때 좀 더 유리한 상황을 만들 수 있습니다.
그 유리한 상황을 위해 저는 최대한의 리액션을 하며 경청합니다. 한마디라도 더 끌어내고 그들의 생각을 제대로 표현할 수 있게 유도합니다. 그러다 보면 앞에서 말한 것과 같이 많은 정보도 쌓이는데 소통의 대상자에게서 끌어내는 정보야 말로 가장 알짜배기라고 할 수 있습니다. 그리고 보안을 잘 지켜줘야 신뢰가 쌓여 또 다른 소통의 장을 만들 수 있습니다.
높은 품질의 소통을 하려면, 우선 주최자는 오늘 이야기하는 소통의 주제가 무엇이고 결론에 대한 가이드라인을 시작과 함께 말해줘야 합니다. 그래야 삼천포로 빠지지 않습니다. 반대로 참석자 역시 오늘 주제에 대해 명확히 알고 가야 합니다. 대부분 메일을 안 읽고 오거나 모르는 분야를 아는 척하는 사람들이 소통을 방해하는 경우가 많습니다.
5. 적절한 질문은 최고의 보고서를 만든다
IT 보고서를 작성하는 입장은 늘 '을' 일 수밖에 없습니다. 파트너나 벤더에 속하거나, IT관계사에 있거나, 본사에서도 지원부서에서 자주 보고서를 작성/ 발표합니다. 그래서 상황과 입장 때문에 IT 보고서 작성이라는 지시사항에 많은 질문을 할 수 없습니다.
두 가지 방법이 있습니다. 1) 지시사항을 수령하는 순간 핵심만 추려서 빠르게 질문한다거나, 2) 중간중간 좋은 타이밍에 질문을 하는 것입니다. 두 번째 방법은 곧 "보고서 작성 - 중간보고"의 개념이기도 합니다. "지시사항의 내용에 따라 초안이 작성되었는데 XXX을 고려했을 때 이내용보다 다른 내용이 좋아 보입니다, 이럴 때 어떻게 해야 할까요?" 라며 도움을 구하는척하며 질문을 해야 합니다. 그래야 소심한 지시자들은 마음을 열고 주절거리기 시작합니다.
늘 지시사항은 부족할 수밖에 없습니다. 지시자는 본인의 무능이나 불리한 상황을 숨기고 싶어 하지만 오히려 빠른 시간 안에 최고의 보고서를 원합니다. 우리는 질문으로 지시자를 공격해서도 비하해서도 안됩니다. 내가 작성할 수 있는 보고서의 퀄리티를 위해 내가 모르는 정보를 질문하는 것이 최선입니다.
6. 목차는 보고서의 시작이자 성공요소이다
보고서를 작성하라는 명?! 이 떨어지면 가장 먼저 곤란해하는 것이 목차입니다. 어떻게 이야기를 풀어나갈지에 대한 고민보다는 무엇을 담아야 하는지 생각하기 때문에 목차를 만드는 것을 가장 어려워하는 것 같습니다. 반대로 목차를 만들었다면 보고서의 제목을 정하는 일은 엄청 쉬운 작업입니다.
목차를 선정할 때는 지시사항을 면밀히 살펴야 합니다. 어떤 내용이 궁금한지? 비교하고 싶은지? 제안하고 싶은지? 아니면 일반적인 연간계획을 수립하는 것인지 등... 지시자가 원하는 방향에 맞춰 목차를 나열해야 합니다.
몇 가지 사례를 개인적인 기준과 경험으로 준비해 보았습니다.
| 사례 | 목차 예시 |
| 어떤 내용이 궁금하거나 비교하고 싶을때 : | 1) 스마트워크의 트렌드 및 당사현황 2) 최신 제품 비교 (가견적, 추진일정 초안) 3) 도입시 기대효과 4) 결론 |
| 제안이 필요한 경우 : | 1) 제안 배경 및 목표 2) 현 상황(As-is) 분석 및 이슈 3) 기대효과 4) 추진 전략 및 과제 5) 일정 계획 6) 지원요청사항 |
| 일반적인 업무보고 (정기업무보고) : | 1) (XXX 팀(그룹) 2023년 1분기 업무보고) 개요 2) 1분기 성과리뷰 (우수성과사례 > 반성 등 포함) 3) 2분기 과제 및 업무계획 4) 이슈 및 리스크 대응 현황 5) 지원요청사항 |
감사합니다.