IT 보고서 작성 : 시작하기 (1~3)
이제 곧 사회생활이 20년 차가 되어가는 중년입니다. 요즘 들어 쥬니어분들이나 팀장급 매니저들이 제게 꽤나 많이 질문을 하는 것은 바로 이것입니다.
" 보고서 작성은 왜 이렇게 어려울까요? IT도 인정받는 보고서를 작성하는 방법을 알려주세요!"
누군가에게는 IT BA(Business Analyst)로 , 때론 IT PM(Project Manager), 기획자 등으로 소개되는 저는 한 번도 보고서에 대한 두려움은 없었습니다. 직무 특성상 모든 소통의 시작과 마무리는 항상 문서였기 때문입니다. 이것을 제안서라고 부르기도 하고 기획서나 보고서라고도 칭했습니다.
즉, 요구하는 것에 살을 붙이거나 / 제 주장을 펼치고 싶을때 / 알리거나 정해야 할 때 모두 문서를 사용했습니다. 기획과 컨설팅이 주된 업무이다 보니 자연스레 경영기획과 전략기획의 IT 측면을 담당하게 되는 일은 제 연차에서 자연스러운 현상입니다만 쉽지만은 않았습니다.
그래서 제 경험을 바탕으로 선후배분들에게 직접적인 도움을 드리기 전에 블로그에 정리하여 잘 전달하는 것이 목적입니다. 그리고 본 글로 끝나지 않을 IT 분야에서 보고서 잘 쓰는 법, 준비해야 하고 조심해야 할 것에 대해 최대한 자세하고 명료하게 정리해보고 싶습니다.
IT 보고서를 작성하는 저는 몇가지 원칙이 있습니다. 오늘은 간단히 설명드리고 앞으로 하나씩 내용을 정리해 보겠습니다.
1. 꾸준히 벤치마킹을 하자
2. 메모와 정리는 회사생활의 기본이다
3. 모든 정보에는 서로 관계가 있다
4. 소통의 기본은 경청이다
5. 적절한 질문은 최고의 보고서를 만든다
6. 목차는 보고서의 시작이자 성공요소이다
1. 꾸준히 벤치마킹을 하자
뒤돌아보면 벤치마킹 할 내용은 참 많습니다. 저는 시간이 생길 때마다 IT 전문 웹사이트에서 최신트렌드를 읽고 경제연구소나 협회에 들려 보고서를 내려받습니다. 그리고 저만의 카테고리로 정리합니다. (AI / 스마트공장 / 스마트워크 / 협업루션 / IT보안 등...) 그래야 필요할 때 도서관 책장처럼 필요한 내용을 그때그때 찾아보고 인용할 수 있습니다.
그리고, 필요할 때마다 무료 PPT템플릿이나 다른 사람들이 작성한 보고서 레이아웃을 캡처해 둡니다. 단순히 예쁘고 아기자기한 네모세모 안에 텍스트를 넣는 것이 아닙니다. 내용에 흐름에 따라 트리구조가 좋은지 표가 효과적인지 표현하는 것이 차이가 있고 읽고 듣는 사람에게 제대로 전달할 수 있기 때문입니다. 예를들면 'IT 스마트워크 보고서'를 작성 중인데 목적과 비전, 그리고 전략에 대해 한 장으로 정리할 때는 표보다는 피라미드 구조가 더 효과적이며 전달력이 강한 이유입니다.
특히 회사 내에서 공유되는 보고서에 집중해야 합니다. 아무리 멋진 템플릿과 최신 트렌드의 내용이 있다고 해도 회사만 사용하는 언어와 표현 양식이 정해진 곳도 많기 때문입니다. 이렇게 보고서가 정형화된 곳에서 실력을 뽐낼 수 있는 유일한 방법이 벤치마킹이라고 생각합니다. 최대한 회사 규정 내에서 작성하되 트렌드를 묻히면 됩니다.
2. 모든 정보에는 서로 관계가 있다
우리가 직장생활을 할 때, 나를 지나치는 말과 메일과 정보에는 순서가 없습니다. 아무도 친절하게 설명해주지 않습니다. 그러나 보고서에서 가장 중요한 것 중 하나는 현상을 직시해야 하는 것이라고 생각합니다. 예를들어 지금 우리 회사 매출이나 상황에서 스마트워크라는 키워드는 왜 나왔으며 누 구입에서 시작되었고 그것을 왜 IT에서 책임을 갖게 되었는지 안다면 보고서의 방향은 완전히 달라질 것입니다.
단순히, 협업시스템 고도화 & 도입으로 재택/원격 업무를 지원하고 언제 어디서나 같은 업무환경을 지원하는 체계를 도입하겠다는 일반적인 보고보다는 IT관계사를 통해 우리 문화가 반영된 독자적인 솔루션을 자체개발하고 안정화하여 대외사업에도 진출하겠다는 일련의 보고 시나리오를 잡는 것은 순식간에 나올 수 있는 내용이 아닙니다.
최근 그룹사의 매출부진으로 새로운 비즈니스 모델이 필요하다는 것, 임원들이 요즘 예민하다는 것, IT 관계사들이 개선방향이나 신규과제를 제출하라고 독촉받는다는 것, 그래서 직원들이 아이디어를 내고 있다는 거, 어느 관계사는 잘 빠져나갔다는 것 등등... 이런 떠도는 이야기 들이 나에게, 내가 작성하는 보고서에 영향을 줄 수도 있다는 실제 사례입니다.
그리고 IT는 허황된 소리만 하는 집단이라는 누명을 벗을 수 있습니다.
3. 메모와 정리는 회사생활의 기본이다
20여 년 가까운 시간 동안 제대로 메모하고 정리하는 주위 사람들은 열 손가락에 채 뽑히지 않습니다. 예쁘게 쓰는 글씨를 메모와 정리라고 하지 않겠습니다. 메모와 정리는 계속 기억하고 언젠가 꺼내서 활용하려는 목적이 있다고 생각합니다. 다시 말하면, 메모와 정리를 하지 않는 사람은 기억하고 싶지도, 활용할 생각도 없이 그저 그 시간을 때우는 것이라고 폄하합니다.
3개월 동안 조직 컨설팅(Team Building)을 지원한 경험이 있습니다. 지금 상태에서 어떻게 달라져야 하는가? 그래서 무엇을 해야 하는가가 아닌 시나리오 기반의 Background > Issue & Pain Point > To-be Team Concept > To-do list up > Plan & Proposal > Remark 순으로 3개월간 매일 미팅을 했고 제가 펼치는 논리에 흔들림이 없도록 유지했습니다. 그래서 현재까지 제안한 내용 중 이해한 것과 조직장 본인이 가고자 하는 방향을 저 항목에 맞게 한 장에 정리해 보시라고 했습니다. 결과는 못한다! 였습니다. 해본 적 없다. 자신 없다...
그는 3개월간 칠판사진만 찍고 단 한번 메모를 하지 않았습니다. 어떻게 팀빌딩 보고서를 제출하고 발표할지 안 봐도 훤합니다.
다음에는 4~6 소통과 기본 뼈대인 목차 정하는 기준에 대해 제 사례를 들어 말씀드리겠습니다.
감사합니다.
2023.08.24 - [【 M 】IT's Hell] - IT 보고서 작성 : 시작하기 (4~6)